वर्चुअल ऑफिस में आने-जाने में समय नहीं लगता, तकनीक कम होती है और ओवरहेड लागत भी कम होती है। वे आपको पेशेवर रिमोट वर्कर्स के साथ काम करने की सुविधा भी देते हैं, जो अपने करियर और खेलों में बिना किसी जगह से स्थानांतरित हुए बहुत अनुभवी होते हैं, जिससे खर्च कम होते हैं और उत्पादकता बढ़ती है।
आधुनिक बिज़नेस लाउंज में घर या किसी अन्य स्थान से काम करना चलन में है। हालाँकि, क्लाइंट और पार्टनर को कभी भी कोई अंतर महसूस नहीं होना चाहिए।
आपके व्यवसाय को हमेशा सुरक्षित रखना चाहिए वॉल स्ट्रीट प्रतिष्ठा छवि, भले ही आप अपनी रसोई की मेज से काम कर रहे हों। यह एक बुनियादी चीज है जो एक वर्चुअल ऑफिस स्पेस आपके लिए गारंटी दे सकता है।
वर्चुअल रियलिटी ने व्यवसाय और स्मार्ट तकनीक के बीच बढ़ते बंधन में योगदान दिया है। वर्चुअल ऑफिस एक स्मार्ट आविष्कार है जो आपके व्यवसाय को लचीलापन और विस्तार प्रदान करता है।
दूरसंचार और अपने व्यवसाय का प्रबंधन करने का यह अवसर, चाहे आप कहीं भी हों, अद्भुत लाभ प्रदान करता है।
आप पैसे बचाएंगे और कम समय में ज़्यादा काम पूरा करेंगे। आप हमेशा अपने आने वाले मेल, ग्राहकों और भागीदारों से जुड़े रहेंगे।
वर्चुअल ऑफिस क्या है?
वर्चुअल ऑफिस एक लचीला कार्यक्षेत्र है जो छोटे और बड़े व्यवसायों को कार्यालय पट्टे, साज-सज्जा आदि जैसे खर्चों के बिना व्यक्तिगत और वर्चुअल सेवाएं प्रदान करता है।
वर्चुअल ऑफिस सेवाओं में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:
- आभासी रिसेप्शनिस्ट.
- आभासी फ़ोन नंबर.
- आभासी फैक्स नंबर.
- मेल और पैकेज प्राप्त करने के लिए एक आभासी कार्यालय पता।
आप मीटिंग आयोजित करने और अपने सबसे मूल्यवान ग्राहकों से मिलने के लिए घंटे या दिन के हिसाब से एक कॉन्फ्रेंस रूम या ऑफिस स्पेस किराए पर ले सकते हैं। वर्चुअल ऑफिस पीओ बॉक्स या आपके आवासीय पते के विपरीत एक पेशेवर मेलिंग पता भी प्रदान करते हैं, और इसके द्वारा प्रदान किए जाने वाले संसाधन किसी भी व्यवसाय के विकास के लिए सहायक होते हैं।
कैसे आभासी कार्यालय के लाभ क्या यह आपके व्यवसाय के लिए नए अवसर खोलेगा?
यदि आप अपने व्यवसाय को चलाने और विपणन के लिए इंटरनेट का उपयोग कर रहे हैं, तो अब भौतिक स्थान की आवश्यकता पांच वर्ष पहले की तुलना में कम हो गई है।
इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपना व्यवसाय घर से ही चलाना होगा या नए स्टार्ट-अप व्यवसाय को किसी खाली कमरे से कार्यालय में बदल कर चलाया जा रहा है। कई मामलों में, ये कंपनियाँ वर्चुअल ऑफिस से चलाई जा रही हैं।
वर्चुअल ऑफिस स्पेस का उपयोग करते हुए, आपके पास अभी भी एक भौतिक कार्यस्थल है, लेकिन आपके कर्मचारी कंपनी और कर्मचारी के लिए सबसे अच्छा जहाँ भी हो, वहाँ से ऑफ़-साइट काम कर सकते हैं। आभासी कार्यालय का पता और वे सुविधाएं जो आपके सभी कर्मचारियों के लिए विशाल स्थान की लागत के बिना बैठकें आयोजित करना सुविधाजनक बनाती हैं।
आप गूगल मीट, ज़ूम, फेसटाइम, स्काइप या अपने वीडियो चैट पद्धति का उपयोग करके ऑनलाइन मीटिंग भी कर सकेंगे।
इससे आप ज़्यादा क्लाइंट तक पहुँच सकते हैं, जबकि अगर आप एक ही जगह पर होते तो ज़्यादातर क्लाइंट स्थानीय होते या आपके पास आने के लिए तैयार रहते, या फिर आपको उनके पास आने का अतिरिक्त खर्च उठाना पड़ता। आपके द्वारा सेवा प्रदान किए जा सकने वाले क्लाइंट की संख्या बढ़ाने से आपकी कंपनी को ज़्यादा राजस्व मिलता है।
अगर आपके क्लाइंट बेस में मुख्य रूप से बेबी बूमर्स हैं, तो वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग शुरू करने से न डरें। आपको यह जानकर आश्चर्य होगा कि उनमें से कितने लोग नई तकनीक सीखने के लिए तैयार हैं, भले ही वे इसे आज़माने से थोड़ा डरते हों।
हम आपको अपनी वेबसाइट पर एक ट्यूटोरियल पेज जोड़ने का सुझाव देंगे जिसमें बताया जाएगा कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग कैसे काम करती है, और जो लोग इसे सेट अप करने या उपयोग करने के बारे में अनिश्चित हैं, उन्हें सहायता प्रदान करना सुनिश्चित करें।
वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करने से आपके क्लाइंट के लिए भी मीटिंग्स अधिक सुविधाजनक हो जाती हैं। उन्हें ट्रैफ़िक या पार्किंग से निपटने की ज़रूरत नहीं होगी, इसलिए आपकी 30 मिनट की मीटिंग उनके लिए भी 30 मिनट की मीटिंग होगी।
चूंकि आप अपना कार्यालय एक आभासी कार्यालय से चला रहे हैं, इसलिए आपको संभवतः बहुत अधिक पूर्णकालिक कार्यालय कर्मचारियों की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन जिन दिनों आप ग्राहक बैठकें कर रहे हों, आप अपने रिसेप्शन क्षेत्र को चलाने के लिए एक योग्य व्यक्ति को लाने के लिए एक अस्थायी एजेंसी का उपयोग करने पर विचार कर सकते हैं, यदि आपका आभासी कार्यालय स्थान पहले से ही यह सेवा प्रदान नहीं करता है।
आप अपने दैनिक कार्यों के लिए वर्चुअल सहायकों का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि उन ग्राहकों को सहायता प्रदान करना जिन्हें वीडियो चैट प्लेटफॉर्म को समझने में परेशानी हो रही हो, अपने ईमेल को संभालना, या यहां तक कि अपने सोशल मीडिया को चलाना।
यह चिंताजनक बात हो सकती है कि वर्चुअल ऑफिस का चयन करने पर, आप संभावित रूप से अपने कर्मचारियों को परियोजनाओं पर सहयोग करने के लिए एक साथ रखने का लाभ खो सकते हैं।
वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और स्क्रीन-शेयरिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके भी इसे समाप्त किया जा सकता है। आप अलग-अलग महाद्वीपों पर अपने कर्मचारियों के साथ भी एक ही सहयोगी कार्य वातावरण पा सकते हैं।
जैसे-जैसे प्रौद्योगिकी आगे बढ़ेगी, नवीनतम अवसर वर्चुअल ऑफिस की जगह वीआर ऑफिस ले सकता है। आभासी वास्तविकता प्रौद्योगिकी यह उन लोगों के लिए और भी बड़ा अवसर पैदा कर रहा है जो अपना कारोबार ऑनलाइन चलाना चाहते हैं और मानवीय संपर्क के महत्वपूर्ण पहलू का त्याग नहीं करना चाहते।
ऐसा करने के लिए पहले से ही एक प्लेटफ़ॉर्म मौजूद है जिसे बिगस्क्रीन कहा जाता है। हालांकि यह तकनीक बहुत बढ़िया है, लेकिन इस पर स्विच करने के बारे में सोचना अभी भी थोड़ा नया हो सकता है। अकेले उपकरण की लागत छोटी या नई कंपनियों के लिए निषेधात्मक हो सकती है, और तकनीक इतनी नई है कि अपने व्यवसाय के लिए केवल इस पर निर्भर रहना थोड़ा जोखिम भरा हो सकता है।
यदि आप इसका परीक्षण करना चाहते हैं, तो इसे आपके मौजूदा वर्चुअल कार्यालय में आसानी से क्रियान्वित किया जा सकता है।
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वर्चुअल ऑफिस के फायदे जानना चाहते हैं? नीचे वर्चुअल ऑफिस के 20 फायदे बताए गए हैं।
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वर्चुअल ऑफिस के क्या लाभ हैं?
1. प्रतिष्ठित छवि
वर्चुअल ऑफिस स्पेस के साथ आता है प्रतिष्ठित वास्तविक व्यावसायिक पताएक प्रतिष्ठित पता आपके व्यवसाय को एक प्रतिष्ठित छवि देता है।
आपके व्यवसाय कार्ड, वेबसाइट और विपणन सामग्री पर वास्तविक पता होना लाभदायक है।
ग्राहक और भागीदार उन व्यवसायों से डील करना पसंद करते हैं जिनका व्यवसायिक पता प्रमुख होता है। इसके अलावा, इससे अन्य व्यवसायों को अधिक विश्वसनीयता का एहसास होता है।
डाक मेल और पैकेज अग्रेषण के लिए एक व्यावसायिक पता अधिक पेशेवर है।
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2। विस्तार
आपका व्यवसाय कभी भी वर्चुअल ऑफिस के लिए छोटा नहीं होता, भले ही आप घर-आधारित कार्यालय से काम करते हों या स्टार्ट-अप से।
वर्चुअल ऑफिस आपके व्यवसाय का विस्तार करने और अंतर्राष्ट्रीय उपस्थिति बनाने के लिए एक अभिनव समाधान है।
आपकी उत्पादकता बढ़ाने के लिए अगर आपके पास एक वर्चुअल ऑफिस हो तो यह मददगार साबित होगा। यह आपके उत्पादन की गुणवत्ता को बनाए रखता है और साथ ही आपको तय ऑफिस घंटों के बोझ से भी बचाता है।
काम हमेशा व्यवस्थित और कुशल होता है। नतीजतन, आप समय बचाते हैं और उच्च प्रदर्शन बनाए रखते हैं क्योंकि आपको ट्रैफ़िक और भीड़-भाड़ वाले घंटों में शामिल होने की ज़रूरत नहीं होती है।
एक छोटे व्यवसाय को वर्चुअल ऑफिस की आवश्यकता होती है, क्योंकि कभी-कभी छोटी चीजें बड़ा अंतर पैदा कर देती हैं।
3. स्मार्ट बिज़नेस करें
जो लोग आधुनिक तकनीकी नवाचारों का सामना नहीं कर पाते, वे पीछे छूट जाएंगे और कुछ ही समय में उनका अस्तित्व समाप्त हो जाएगा। पारंपरिक कार्यालय अब सफल व्यवसाय का प्रतीक नहीं रह गया है।
वर्चुअल ऑफिस ज़्यादा किफ़ायती और लचीला होता है। यह आपको ज़्यादा दोस्ताना और स्वस्थ कार्य संस्कृति प्रदान करता है, और अगर आप घर से अपना व्यवसाय प्रबंधित कर रहे हैं तो यह आपको बहुत सारे फ़ायदे देता है।
4. आपको हर दिन अपनी टीम से मिलने की ज़रूरत नहीं है!
आपको एक बेहतरीन योजना, लक्ष्य, संचार और समय प्रबंधन की आवश्यकता हो सकती है। हालाँकि, इन सभी तक पहुँचने के लिए आपको अपनी टीम से रोज़ाना मिलने की ज़रूरत नहीं है।
एक वर्चुअल ऑफिस दूरसंचार और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से आपकी टीम की क्षमताओं को बनाए रखता है। नतीजतन, आपको दैनिक दिनचर्या या सुबह जल्दी उठने की ज़रूरत नहीं होती।
यह आपकी टीम के लिए ज़िम्मेदारी का एहसास दिलाने और उन्हें सहज महसूस कराने का एक बेहतरीन अवसर है। सहज महसूस करते हुए काम पूरा करना हमेशा बेहतर होता है; यह वास्तव में उत्पादकता बढ़ाने वाला होता है।
5. आसान शिपिंग
आप एक हो सकता है आभासी शिपिंग पता अपने वर्चुअल ऑफिस के ज़रिए कहीं भी पैकेज शिप करें। यह किफ़ायती है और मेल फ़ॉरवर्डिंग की गति और सुरक्षा की गारंटी देता है।
आप संसाधनों का आदान-प्रदान कर सकते हैं, आवश्यक व्यावसायिक वस्तुओं को भेज सकते हैं, ऑनलाइन खरीदें, और अपने ग्राहकों को उनके महत्वपूर्ण अवसरों पर शुभकामनाएं और उपहार भेजें। इसके अलावा, आप अपने पैकेज को स्टोर करना या उन्हें किसी भी गंतव्य पर अग्रेषित करना चुन सकते हैं।
वर्चुअल एड्रेस आपके मेल को उच्च सुरक्षा और गोपनीयता के साथ संभालते हैं। यह सेवा आपको आपके आने वाले मेल से कनेक्ट रखती है, चाहे आप कहीं भी हों। परिणामस्वरूप, यह एक अधिक सुरक्षित सेवा पारंपरिक मेल की तुलना में.
6. समय की पाबंदी
वर्चुअल ऑफिस में गलतियां या टालमटोल की कोई गुंजाइश नहीं होती, जो घरेलू व्यवसायों के लिए एक मुख्य लाभ है। वर्चुअल ऑफिस वास्तविक समय बचाने वाले होते हैं। आपको समय क्षेत्र और मीटिंग शेड्यूल को समन्वयित करने के लिए एक अत्यधिक सटीक योजना का पालन करना चाहिए।
समय प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपके कार्यों को व्यवस्थित करने और टीमों को दूरस्थ पर्यवेक्षण के तहत कहीं से भी काम करने में मदद कर सकते हैं। ऐसे उपकरण पैसे, ऊर्जा और समय बचाने वाले उपकरणों के मॉडल हैं।
यह होम बिजनेस के लिए एक ऑल-इन-वन अपग्रेड है। आप अपनी टीम के प्रदर्शन को बनाए रखने और उनकी उत्पादकता और समय की पाबंदी को बढ़ाने के लिए टाइम-ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर का भी उपयोग कर सकते हैं।
7. बेहतर संचार और बैठक उपकरण
आपको घर पर व्यवसाय चलाते समय व्यावसायिक संचार पर ध्यान देना चाहिए। विभिन्न संचार उपकरण टीमों को जहाँ कहीं भी हों, आपस में जोड़ते हैं।
आधुनिक प्रौद्योगिकी अब कॉन्फ्रेंस कॉल और वार्तालाप को आमने-सामने की आवाज और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के उच्च गुणवत्ता स्तर पर लाने के लिए प्रोत्साहित करती है, जिससे उचित और सटीक संचार और सूचना मिलती है।
बहुत से मुफ़्त सॉफ़्टवेयर पैसे और समय की बचत करते हुए अच्छी सेवा प्रदान करते हैं। बातचीत के दोनों पक्ष अपने डेस्कटॉप, लैपटॉप और मोबाइल फ़ोन पर सॉफ़्टवेयर डाउनलोड कर सकते हैं; वे जहाँ भी हों, बातचीत तक पहुँच सकते हैं या नई बातचीत कर सकते हैं।
8. कम ओवरहेड लागत
वर्चुअल ऑफिस का एक और मुख्य लाभ कम ओवरहेड लागत है। जब आप पारंपरिक कार्यालय स्थान का उपयोग करते हैं, तो आपको इसे सुसज्जित करना होगा और कैफेटेरिया की सफाई और रखरखाव के लिए भुगतान करना होगा। वर्चुअल ऑफिस के मामले में, आपको ऑफिस स्पेस स्थापित करने के लिए आवश्यक मजदूरों, प्लंबर, इलेक्ट्रीशियन, उपयोगिताओं, उपकरणों, हार्डवेयर, फर्नीचर, उपकरणों और अन्य सुविधाओं में निवेश करने की आवश्यकता नहीं है।
जब आप वर्चुअली काम करते हैं तो आप रखरखाव और सुविधाओं पर बहुत कम या बिलकुल भी पैसा खर्च नहीं करते हैं। इस तरह, आप कुछ पैसे बचा पाएंगे जिसका इस्तेमाल आप अपने व्यवसाय को बढ़ाने में कर सकते हैं।
वर्चुअल ऑफिस आपको हार्डवेयर डिवाइस में बहुत ज़्यादा पैसा लगाए बिना एक भौतिक कार्यालय की कार्यक्षमता प्रदान करते हैं। यह बहुत फ़ायदेमंद हो सकता है, खासकर उन स्टार्ट-अप के लिए जो अपने व्यवसाय को डिजिटल बनाना चाहते हैं लेकिन इसे वहन नहीं कर सकते।
9. आवागमन में समय की बचत करें
के अनुसार Zapier25 प्रतिशत ज्ञान कर्मियों को लगता है कि यात्रा करना उनके काम का सबसे तनावपूर्ण हिस्सा है। खैर, यह आश्चर्यजनक नहीं है क्योंकि हम सभी जानते हैं कि हर दिन सुबह जल्दी उठना और बस पकड़ने या अपने कार्यस्थल पर ड्राइव करने के लिए क्या करना पड़ता है।
हालाँकि, यदि आप वर्चुअली काम करते हैं, तो आप उन घंटों को बचा पाएंगे - इसका उपयोग कुछ देर सोने, परिवार के साथ समय बिताने या कुछ शौक पूरे करने में कर सकते हैं।
10. विश्वव्यापी प्रतिभा तक पहुंच
एक वर्चुअल ऑफिस आपके व्यवसाय को किसी विशिष्ट स्थान तक सीमित रहने के बजाय विश्व के विभिन्न भागों की प्रतिभाओं तक पहुंचने की सुविधा प्रदान करता है।
मान लीजिए कि आपका व्यवसाय अमेरिका में है और वहां एक चीनी व्यक्ति है जो उस क्षेत्र में अनुभवी है और आपको उनकी सेवाओं की आवश्यकता है। क्या इसका मतलब यह है कि उन्हें अमेरिका में स्थानांतरित होना पड़ेगा? क्या होगा यदि आपका व्यवसाय ऐसा करने में सक्षम नहीं है? साथ ही, वीज़ा संबंधी मुद्दों के कारण किसी विशेष कर्मचारी के लिए अनिश्चितता हो सकती है।
हालाँकि, यदि आप वर्चुअल ऑफिस का उपयोग कर रहे हैं, तो हर कोई वीज़ा और इमिग्रेशन की परेशानी के बिना दुनिया भर में किसी भी स्थान पर काम कर सकता है। एक वर्चुअल ऑफिस आपके सभी कर्मचारियों को एक केंद्रीय स्थान पर मौजूद होने के बिना पहुँच प्रदान करता है।
वर्चुअल ऑफिस हर किसी को अपने सुविधाजनक समय पर काम करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, आपके कर्मचारियों का अलग-अलग समय क्षेत्रों में काम करना किसी भी समय किसी भी समस्या को ठीक करने के लिए कनेक्ट होना आसान बनाता है। और क्या? वर्चुअल ऑफिस में, समय की परवाह किए बिना लगातार चौकस ग्राहक सेवा होती है, जो कि पारंपरिक ऑफिस में बंद होने के समय ज़्यादातर उपलब्ध नहीं होती है।
यदि आप किसी नए बाजार को लक्षित करना चाहते हैं, किसी नए देश में ग्राहक आधार बनाना चाहते हैं, और उन्हें सेवा देने के लिए कभी-कभार किसी की आवश्यकता होती है, तो आप एक किफायती वर्चुअल ऑफिस बना सकते हैं, जहां से आपके कर्मचारी दूरस्थ रूप से सेवाएं प्रदान कर सकेंगे, सिवाय इसके कि जब उन्हें ग्राहक से मिलना हो।
11. बेहतर कार्य-जीवन संतुलन
वर्चुअल ऑफिस उपयोगकर्ताओं को काम करने और समय और ऊर्जा बचाने की अनुमति देता है। वे उस अतिरिक्त समय का उपयोग अधिक लचीले शेड्यूल के लिए कर सकते हैं, जिसमें परिवार के साथ बाहर जाना या थोड़ा आराम करना शामिल है। हालाँकि, कुछ लोगों को घर से काम करना विचलित करने वाला लग सकता है, खासकर अगर उनके बच्चे हैं या उनके घर बहुत सारे मेहमान आते हैं। यदि आप उनमें से एक हैं, तो एक निजी कार्य स्थान स्थापित करने पर विचार करें, यह आपको अपने कार्य जीवन को अपने निजी जीवन से अलग करने की अनुमति देगा और साथ ही संतुलन बनाए रखेगा।
12. उत्पादकता में वृद्धि
जब आप वर्चुअल ऑफिस का उपयोग करते हैं, तो आप कर्मचारियों के आने और उनके आने के समय की निगरानी करने से लेकर ऐसे लक्ष्य निर्धारित करने तक का काम कर सकते हैं जो आपके व्यवसाय को आगे बढ़ाएंगे; इससे कुछ ही समय में उत्पादकता में वृद्धि होगी।
अगर कर्मचारी अपने लक्ष्य पूरे करते हैं, तो वे अपनी नौकरी बनाए रखते हैं। लेकिन अगर वे अपने लक्ष्य पूरे नहीं करते हैं, तो आप तुरंत इस पर ध्यान दे पाएंगे और उन्हें नौकरी से निकाल देंगे। अपने कर्मचारियों को घर से काम करने देने से टर्नओवर भी कम होता है क्योंकि ज़्यादातर लोग भीड़-भाड़ वाले दफ़्तर में काम करने के दौरान होने वाले ड्रामा से निपटने के बिना अपना काम करने में ज़्यादा खुश रहते हैं।
13. लचीलापन
इसके अलावा, एक वर्चुअल ऑफिस पारंपरिक ऑफिस की तुलना में अधिक लचीलापन प्रदान करता है क्योंकि यह दीर्घकालिक लीज़ समझौतों से बंधा नहीं होता है। साथ ही, यह आपके व्यवसाय को कभी भी विस्तार या आकार घटाने का मौका देता है क्योंकि इसमें कुछ सीमित कारक होते हैं। आप केवल आवश्यकता पड़ने पर ही वर्चुअल ऑफिस प्लान की सदस्यता ले सकते हैं और इसे कभी भी समाप्त कर सकते हैं।
14 . कम घर्षण
वर्चुअल ऑफिस का एक और बड़ा फायदा यह है कि कर्मचारी शायद ही कभी नौकरी छोड़ते हैं। आम तौर पर, दूर से काम करने वाले कर्मचारी शारीरिक कर्मचारियों की तुलना में संगठन के साथ ज़्यादा समय बिताते हैं, शायद इसलिए क्योंकि कम मुद्दे और परेशानियाँ नियोक्ताओं को इस्तीफा देने के लिए मजबूर कर सकती हैं।
यह सिद्ध हो चुका है कि जो व्यवसाय कर्मचारियों को दूर से काम करने की अनुमति देते हैं, उनका कारोबार उन व्यवसायों की तुलना में 25% कम होता है जो दूर से काम करने की अनुमति नहीं देते हैं।
15. कम कार्यस्थल
यदि आपका व्यवसाय एक स्टार्ट-अप है और उसे चालू रखने के लिए आपको बहुत से नियोक्ताओं की आवश्यकता है, तो आपको और आपके कर्मचारियों को उपकरण उपलब्ध कराने के लिए स्थान किराये पर लेने में बहुत अधिक खर्च आएगा।
इतना ही नहीं, अगर आपका कार्यबल दुनिया भर में फैला हुआ है, तो आपको हर देश में एक कार्यालय किराए पर लेना होगा। इससे आपका खर्च काफी बढ़ जाएगा।
हालाँकि, अगर आपका कार्यबल वर्चुअल है, तो आपको कार्यस्थल किराए पर लेने की कोई ज़रूरत नहीं है। अगर आपके पास कोई कार्यस्थल है, तो आप उसे किराए पर दे सकते हैं या आगे के विस्तार के लिए उसका इस्तेमाल कर सकते हैं।
महामारी के कारण संयुक्त राज्य अमेरिका में कई समुदाय अभी भी बहुत अधिक प्रभावित हैं, इसलिए दूरस्थ कार्य यहाँ बने रहेंगे, और इसी तरह वर्चुअल कार्यालय भी। आप एक छोटे बजट का बुनियादी कार्यालय प्राप्त कर सकते हैं, जिसकी लागत आपको कम होगी। हालाँकि, जितना बड़ा स्थान और सेवाएँ जोड़ी जाएँगी, उतना ही अधिक खर्च होगा।
16. पंजीकृत एजेंट सेवा के रूप में कार्य करता है
पंजीकृत एजेंट एक भौतिक सड़क पता है (पीओ बॉक्स नहीं) जिसका उपयोग उसी राज्य में एलएलसी पते को दर्शाने के लिए किया जाता है जहां व्यवसाय पंजीकृत है।
वर्चुअल ऑफिस का उपयोग पंजीकृत एजेंट के रूप में किया जा सकता है, और आपके व्यवसाय से संबंधित सभी महत्वपूर्ण मेल, जैसे सरकारी दस्तावेज और कर फाइलें, उस पते पर पहुंचा दी जाएंगी।
आप अपने पंजीकृत एजेंट के रूप में वर्चुअल ऑफिस का उपयोग करने का भी निर्णय ले सकते हैं; आपके सभी व्यावसायिक मेल, जैसे सरकारी दस्तावेज़ या कर फ़ाइलें, इस पते पर वितरित किए जाएँगे। और आपके पैकेज और मेल प्राप्त करने और उन पर हस्ताक्षर करने के लिए हमेशा कर्मचारी उपलब्ध रहेंगे।
17. वर्चुअल ऑफिस के साथ आने वाली अन्य सेवाओं का आनंद लें।
आपको फोन नंबर और फैक्स नंबर प्रदान करने के अलावा, एक वर्चुअल ऑफिस आपको एक वास्तविक रिसेप्शनिस्ट भी प्रदान करेगा जो आपकी कॉल को स्थानांतरित करेगा और वास्तविक समय में काम पूरा करेगा और जब भी आपको मिलने की आवश्यकता होगी, तो आपको एक भौतिक कार्यालय स्थान भी प्रदान करेगा।
कॉफी शॉप में व्यापारिक साझेदारों से मिलना कोई बुरा विचार नहीं है, लेकिन यदि उनसे किसी सुसज्जित कार्यालय में मुलाकात की जाए तो यह अधिक पेशेवर लगेगा।
वर्चुअल ऑफिस आपको अपने कर्मचारियों, भागीदारों या निवेशकों से मिलने के लिए एक कॉन्फ्रेंस रूम या ऑफिस स्पेस बुक करने की सुविधा देता है। हर महीने एक महंगे ऑफिस स्पेस पर इतना खर्च क्यों करें जब आप मीटिंग के लिए कुछ घंटों या पूरे दिन के लिए जगह किराए पर ले सकते हैं?
18. Google लोकल के SEO को अनुकूलित करें
वर्चुअल ऑफिस Google पर आपके व्यवसाय के SEO प्रदर्शन को बेहतर बनाने का एक शानदार और सबसे किफ़ायती तरीका है। यह वर्चुअल ऑफिस के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक है।
मान लीजिए कि आपका वर्चुअल ऑफिस स्पेस किसी व्यावसायिक स्थान पर स्थित है, खास तौर पर किसी व्यस्त शहर के बीच में। उस स्थिति में, आपको सर्च इंजन में इस स्थान की निकटता का लाभ मिलता है।
ग्राहक और निवेशक अक्सर सर्च इंजन पर 'मेरे पास' सुविधा का उपयोग करके व्यवसायों की खोज करते हैं, जो निश्चित रूप से स्टार्ट-अप के लिए एक उत्कृष्ट लाभ होगा।
19. अपने घर की गोपनीयता सुरक्षित रखें
अपने आवासीय पते को अपने व्यावसायिक पते के रूप में इस्तेमाल करना अच्छा विचार नहीं है। इससे आपका घर घुसपैठियों या अपराधियों के लिए खुला रह जाएगा और यह पेशेवर नहीं लगेगा।
आप नहीं चाहेंगे कि कोई ग्राहक अचानक आपके घर आ जाए या कोई निवेशक आपको घर पर महत्वपूर्ण दस्तावेज भेजे, जहां वे आसानी से खो सकते हैं। अगर ऐसा नहीं भी होता है, तो भी आपका व्यवसाय निवेशकों की नज़र में 'पॉश' नहीं लगेगा। दूसरी ओर, वर्चुअल व्यावसायिक पता होने से आपके घर की गोपनीयता सुनिश्चित होती है और आपके व्यवसाय को ग्राहकों के लिए अधिक पेशेवर और विश्वसनीय रूप मिलता है।
20. पर्यावरण के अनुकूल
हम सभी जानते हैं कि भौतिक कार्यस्थल हमारे पर्यावरण के लिए बहुत अच्छा नहीं है। इसके बजाय, कार या ट्रेन से काम पर आने-जाने से पर्यावरण में और प्रदूषण बढ़ता है।
आपका कार्यालय हर महीने बहुत अधिक कागज का उपयोग करता है, और अधिकांश कर्मचारी ऐसे फास्ट फूड ऑर्डर करते हैं जो पर्याप्त स्वस्थ नहीं होते!
वर्चुअल ऑफिस पर्यावरण के लिए अच्छे हैं और निवेशकों और ग्राहकों को आसानी से आकर्षित करते हैं। इस तरह, आपने पैसे बचाए हैं और पर्यावरण को भी बचाया है।
पर और अधिक पढ़ें अपना व्यवसाय प्रबंधित करें और कुछ ही समय में अपनी पहुंच का विस्तार करें
वर्चुअल ऑफिस कैसे काम करते हैं?
वर्चुअल ऑफिस एक एकल व्यावसायिक इकाई के रूप में काम करता है, लेकिन यह किसी भौतिक स्थान पर मौजूद नहीं होता है। इसका उपयोग मुख्य रूप से स्टार्ट-अप और छोटे व्यवसायों द्वारा किया जाता है जो शहर में भौतिक उपस्थिति चाहते हैं, साथ ही ओवरहेड लागतों को बचाते हुए उत्पादक भी बने रहना चाहते हैं।
यह आपको कार्यालय स्थान की सभी आवश्यक चीजें भी प्रदान करता है, जैसे कि व्यवसायिक डाक पता, कार्यालय फोन नंबर, फैक्स नंबर, रिसेप्शनिस्ट और मेल प्रोसेसिंग सेवाएं।
हालाँकि, यहाँ आपको कार्यालय स्थान पट्टे पर लेने के लिए अधिक भुगतान नहीं करना पड़ेगा।
आप सोच रहे होंगे कि क्या वर्चुअल ऑफिस इसके लायक है!
जब आप इस पर गौर करेंगे, तो पाएंगे कि केवल कुछ ही व्यवसायों को पूर्णकालिक कार्यालय की आवश्यकता होती है। महामारी के कारण घर से काम करने वाली कंपनियों की संख्या में वृद्धि हुई है। साथ ही, उनके व्यवसाय कॉफ़ी शॉप और सहकर्मी स्थानों जैसे 'थर्ड पार्टी' स्थानों से अपनी गतिविधियाँ संचालित करते हैं।
इसके अलावा, अधिकांश लोग सप्ताहांत, शाम या छुट्टियों पर अपने कार्यालय का उपयोग नहीं करते हैं।
तो फिर उन्हें किराए पर जगह लेने में हजारों डॉलर क्यों खर्च करने चाहिए? यह अनावश्यक है!
उन्हें केवल एक कार्यालय की आवश्यकता होती है - मेल प्राप्त करने के लिए एक भौतिक पता और बैठकें करने के लिए सम्मेलन कक्षों तक पहुंच।
इनकी ज़रूरत तो है, लेकिन 24/7 नहीं। यहीं पर वर्चुअल ऑफ़िस काम आते हैं।
वर्चुअल ऑफिस की जरूरत किसे है?
वर्चुअल ऑफिस उन स्टार्ट-अप्स, घरेलू व्यवसायों और अन्य व्यवसाय मालिकों के लिए एक अच्छा विचार है जो लागत बचाना चाहते हैं, अपनी पहुंच का विस्तार करना चाहते हैं और दूर से काम करने की सुविधा का आनंद लेना चाहते हैं।
यह घर से ऑफिस में काम करने वाले फ्रीलांसरों के लिए भी एक अच्छा निवेश है। अक्सर यात्रा करने वाले लोग जो यात्रा के दौरान अपने बहुराष्ट्रीय ग्राहकों और भागीदारों के साथ प्रभावी ढंग से व्यवहार करना चाहते हैं, उनके लिए भी वर्चुअल ऑफिस बहुत उपयोगी हो सकता है।
वर्चुअल ऑफिस आपके स्टार्टअप व्यवसाय को कैसे लाभ पहुंचा सकता है?
वर्चुअल ऑफिस उन लोगों के लिए उपयोगी है जो अपने व्यवसाय को वैध बनाना चाहते हैं। अपने घर का पता सूचीबद्ध करने के बजाय, वर्चुअल ऑफिस प्राप्त करके, आप एक प्रतिष्ठित स्थान से वर्चुअल पता प्राप्त कर सकते हैं, जो कि भौतिक कार्यालय स्थान को पट्टे पर लेने की लागत के एक अंश पर उपलब्ध है।
अपने वर्चुअल पते को अन्य व्यावसायिक समाधानों के साथ जोड़कर, आप वे सभी लाभ भी प्राप्त कर सकते हैं जो एक भौतिक कार्यालय प्रदान करेगा। उदाहरण के लिए, ऑन-डिमांड मीटिंग रूम, मेल फ़ॉरवर्डिंग, व्यावसायिक टेलीफ़ोन नंबर और रिसेप्शनिस्ट सेवाओं के साथ, आपको उन महत्वपूर्ण कानूनी दस्तावेज़ों को प्राप्त करने या पहली बार किसी क्लाइंट से मिलने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।
आप समय, प्रयास और सबसे महत्वपूर्ण रूप से पैसा बचाएंगे। वर्चुअल ऑफिस द्वारा दी जाने वाली सुविधा के साथ, आप अपना व्यवसाय अधिक सुचारू रूप से और कुशलता से चला सकते हैं।
1. छोटी शुरुआत लेकिन पेशेवर दिखना
कोई व्यवसाय भौतिक कार्यालय के लिए तो बहुत छोटा हो सकता है, लेकिन वर्चुअल कार्यालय के लिए नहीं।
वर्चुअल ऑफिस आपके व्यवसाय का विस्तार करने और आपकी पहुंच बढ़ाने का एक शानदार तरीका है। यह मालिकों को उनके व्यवसाय की मांगों को पूरा करने के लिए उच्च-स्तरीय तकनीकी उपकरण प्रदान करता है।
वर्चुअल ऑफिस आपको महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित करने, अपने उत्पादों की गुणवत्ता को बनाए रखने और एक निश्चित कार्यालय में घंटों बिताने के बिना अपनी उत्पादकता को बढ़ाने की अनुमति देता है। और क्या? दूर से काम करने से आप रोज़ाना आने-जाने की असुविधा का अनुभव किए बिना उच्च प्रदर्शन बनाए रख सकते हैं।
2. अपने नये व्यवसाय को स्मार्ट बनाए रखें।
सफल व्यवसाय स्थापित करने और उसे बनाए रखने के मूल सिद्धांत बदल गए हैं; अपने स्टार्ट-अप को कुशलतापूर्वक और सुचारू रूप से चलाने के लिए पारंपरिक कार्यालय स्थापित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। तकनीकी प्रगति ने वर्चुअल कार्यालयों को पारंपरिक कार्यालयों की तुलना में अधिक सुविधाजनक और चलाने में आसान बना दिया है।
वर्चुअल ऑफिस नए व्यवसायों के लिए अधिक लागत-अनुकूल समाधान है, जो व्यवसाय के मालिक को क्षमता और आउटपुट देता है। साथ ही, अधिकांश छोटे व्यवसायों ने वर्चुअल ऑफिस की कोशिश की है और उन्होंने उच्च उत्पादकता और समग्र संतुष्टि की सूचना दी है।
3. परेशानी मुक्त मेल
कार्यालय की जगह का ख्याल रखा गया है, लेकिन आपके सभी मेल का क्या? कई वर्चुअल ऑफिस व्यवसाय वर्चुअल शिपिंग पते का उपयोग करने की सुविधा की ओर मुड़ गए हैं। चूंकि आपके पास पूर्णकालिक कार्यालय नहीं है या आप अपना घर का पता वितरित नहीं करना चाहते हैं, इसलिए मेल अग्रेषण एक आसान समाधान के रूप में आता है।
वे दिन चले गए जब आप इस बात को लेकर चिंतित रहते थे कि आप किसी महत्वपूर्ण पैकेज को प्राप्त करने के लिए साइट पर होंगे या नहीं, देश भर में या अंतरराष्ट्रीय स्तर पर शिपिंग की परेशानी से गुज़रेंगे या आपके दूर रहने के दौरान आपके मेल के ढेर लगने का डर रहेगा। मेल फ़ॉरवर्डिंग सेवा की सदस्यता लेने से, आप जानते हैं कि आपका मेल सुरक्षित है और आप इसे अपनी शर्तों पर एक्सेस कर सकते हैं, चाहे वह सप्ताह में दो बार, महीने में एक बार या आपकी व्यावसायिक ज़रूरतों के हिसाब से हो।
जैसे-जैसे ज़्यादा से ज़्यादा लोग इस बात पर ध्यान दे रहे हैं कि डाक संबंधी ज़रूरतों के बारे में चिंता न करने से उन्हें आज़ादी मिलती है, नई कंपनियों ने आधुनिक व्यवसाय के मालिक के लिए सुविधाजनक समाधान पेश करना शुरू कर दिया है। वर्चुअल मेलबॉक्स के ज़रिए ऑनलाइन अपने मेल पर पूरा नियंत्रण रखने से लेकर अपनी शिपिंग ज़रूरतों को पूरा करने तक, अपने वर्चुअल ऑफ़िस को सुचारू रूप से चलाने के लिए सही मेल फ़ॉरवर्डिंग सेवा ढूँढ़ना बहुत ज़रूरी है।
समय का पाबंद कैसे रहें
वर्चुअल ऑफिस वास्तविक समय बचाने वाले होते हैं और आपके व्यवसाय की उत्पादकता को बढ़ाने का एक आधुनिक तरीका है। जब आप अपना व्यवसाय पारंपरिक कार्यालय में चला रहे होते हैं, तो हमेशा देर से आने की समस्याएँ होती हैं। कुछ कर्मचारी जल्दी पहुँच सकते हैं लेकिन ट्रैफ़िक या वाहन खराब होने के कारण देरी से पहुँच सकते हैं।
हालाँकि, दूर से काम करते समय, कर्मचारी समय की पाबंदी बनाए रख सकते हैं, जिससे उत्पादकता बढ़ जाती है।
यदि आप अपने वर्चुअल ऑफिस में समय की पाबंदी और उत्पादकता सुनिश्चित करना चाहते हैं, तो टाइम मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करें जो आपके कार्यों को व्यवस्थित करने में आपकी मदद कर सकता है और आपकी टीमों को दूरस्थ पर्यवेक्षण के तहत कहीं भी काम करने की अनुमति दे सकता है। इसके अलावा, यह आपके महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट की टू-डू सूची को प्राथमिकता देता है और व्यवसाय को विचलित होने से बचाता है। आप टीम के प्रदर्शन को बनाए रखने और उनकी उत्पादकता और समय की पाबंदी को बढ़ाने के लिए टाइम-ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर का भी उपयोग कर सकते हैं।
पर और अधिक पढ़ें यह आपके स्टार्टअप व्यवसाय के लिए कैसे अच्छा है।
निष्कर्ष
आधुनिक तकनीक ने पूरी दुनिया को एक दूसरे से जोड़ दिया है। नतीजतन, कहीं से भी काम करना बहुत आसान हो गया है।
एक आभासी व्यावसायिक कार्यालय उत्पादकता बनाए रखने और आने वाले डाक मेल और पैकेजों के बारे में अद्यतन रखने के लिए आपका अभिनव समाधान है, चाहे आप कहीं भी हों।
यह वर्चुअल ऑफिस किसी पारंपरिक ऑफिस की तरह नहीं है, जिसका कोई निश्चित स्थान हो। फिर भी, यह आपके व्यवसाय को प्रबंधित करने, ग्राहकों से जुड़ने और आपके मेल प्राप्त करने के लिए आपके आधिकारिक स्थान के रूप में कार्य करता है।
एक आभासी कार्यालय के माध्यम से, गृह-व्यवसाय के मालिक और स्टार्ट-अप वर्चुअल मेल एक्सचेंज, पैकेज शिपिंग और ऑडियो/वीडियो संचार के माध्यम से टीम के सदस्यों के बीच बेहतर सहयोग कर सकते हैं।
यह कहीं से भी व्यवसाय का प्रबंधन करने तथा व्यापक क्षितिज तक विस्तार करने का एक वास्तविक अवसर है।
द्वारा फोटो जुर्दजिका बोस्कोविक on Unsplash
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