डिजिटल मेलरूम आपकी कंपनी को कैसे अधिक कुशल बनाता है

चाहे उनका आकार और फोकस क्षेत्र कुछ भी हो, सभी व्यवसायों को कई तरह के पत्राचार से निपटना पड़ता है। इनमें फॉर्म, न्यूज़लेटर, सरकारी एजेंसियों से अनुरोध, चालान और कई अन्य शामिल हैं।

हम कह सकते हैं कि किसी व्यवसाय की सफलता या असफलता इस बात से जुड़ी हुई है कि वह अपने आने वाले मेल को कितनी अच्छी तरह से संभालता है। प्रौद्योगिकी को अपनाने में वृद्धि के कारण, इनमें से कई पत्राचार आभासी हैं क्योंकि उन्हें इंटरनेट और अन्य डिजिटल माध्यमों से भेजा और प्राप्त किया जाता है। हालाँकि, बहुत से व्यवसाय अभी भी भौतिक रूप में मेल प्राप्त करते हैं।

इससे व्यवसाय के लिए गंभीर चुनौतियां उत्पन्न होती हैं, क्योंकि भौतिक पत्राचार महंगा, समय और श्रम लेने वाला होता है, तथा इसमें हानि, चोरी और क्षति की संभावना रहती है।

अपनाने डिजिटल मेलरूम किसी व्यवसाय में इन सभी समस्याओं और अधिक को समाप्त किया जा सकता है।

 

पारंपरिक मेलरूम प्रणाली की समस्या

मेल प्रोसेसिंग की पारंपरिक प्रणाली में, कंपनियों के पास समर्पित मेलरूम होते हैं, जहाँ वे किसी भी प्राप्त पत्राचार को भेजते हैं। यहाँ से, मेलरूम क्लर्क संबंधित विभागों को आगे भेजने के लिए सामग्री को खोलता है और छाँटता है। क्लर्क आउटगोइंग मेल के लिए भी इसी तरह की प्रक्रिया को अंजाम देता है। हालाँकि, यह प्रणाली गंभीर जटिलताएँ प्रस्तुत करती है।

सबसे पहले, यह महंगा है। कंपनी को कागज़ की छपाई और कॉपी करने के रूप में कई तरह की लागतें उठानी पड़ती हैं। उन्हें भौतिक पत्राचार रखने के लिए बड़े भंडारण क्षेत्र तैयार करने होते हैं और यह भी सुनिश्चित करना होता है कि भंडारण स्थान में अधिकतम सुरक्षा हो।

मेल रूम में सीधे तौर पर शामिल कर्मचारियों को पत्राचार को उचित और सुरक्षित तरीके से भेजने और संग्रहीत करने के लिए बहुत सारा बहुमूल्य समय और प्रयास खर्च करना पड़ता है।

फिर भी, मेल का नुकसान या गलत तरीके से हैंडल करना लगभग अपरिहार्य घटना है। इसके अलावा, गलत व्यक्ति आसानी से गोपनीय दस्तावेजों तक पहुँच सकते हैं जो कंपनी को नुकसान पहुंचा सकते हैं। ऐसा भी हो सकता है कि कंपनी महत्वपूर्ण पत्राचार को याद कर ले, जिसके लिए तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता होती है क्योंकि कागज आसानी से खो सकते हैं।

उपरोक्त विशेषताओं तथा अन्य के संयोजन के लिए यह आवश्यक है कि मेल प्रबंधन के लिए एक बेहतर दृष्टिकोण अपनाया जाए, और यह डिजिटल मेलरूम के रूप में सामने आता है।

 

डिजिटल मेलरूम कैसे काम करता है

डिजिटल मेलरूम पत्राचार और उसे संसाधित करने की प्रक्रिया दोनों को स्वचालित करता है। जब भी मेल प्राप्त होता है, तो डिजिटल मेलरूम डिजिटल प्रतियाँ प्राप्त करने, उनकी सामग्री को स्कैन करने और उन्हें उचित रूप से वर्गीकृत या भेजने के लिए तकनीकी उपकरणों का उपयोग करता है, जबकि सुरक्षित भंडारण प्रदान करता है।

संक्षेप में, व्यवसाय अपने भौतिक पत्राचार को डिजिटल प्रारूपों में परिवर्तित कर सकते हैं, पाठ्य सामग्री को पढ़ने के लिए उन्नत सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं और फिर प्राप्त जानकारी के आधार पर उन्हें छाँट सकते हैं। यह ऑटो-सॉर्टिंग फ़ाइलों को डिजिटल और यहाँ तक कि भौतिक रूप से व्यवस्थित तरीके से संग्रहीत करने के लिए काम करता है। यह मेल क्लर्क द्वारा किए जाने वाले छंटाई के काम को बहुत कम कर देता है।

कुछ डिजिटल मेलरूम सॉफ़्टवेयर तब स्वचालित रूप से कंपनी के सही अनुभागों को पत्राचार भेज सकते हैं, जहाँ उन्हें भेजा जाना है। संबंधित विभाग तब नए रूपांतरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तक पहुँच सकता है और रिकॉर्ड समय में उस पर काम शुरू कर सकता है।

 

डिजिटल मेलरूम आपकी कंपनी को कैसे अधिक कुशल बनाता है

डिजिटल मेलरूम किसी भी व्यवसाय में कार्य प्रक्रियाओं में उच्चतम दक्षता लाता है और इसके लिए विशिष्ट तरीके नीचे दिए गए हैं:

1. बेहतर और अधिक सुरक्षित भंडारण

पारंपरिक मेलरूम सिस्टम में, सबसे महत्वपूर्ण बात जो व्यवसायों को पूरी करनी होती है, वह है उन्हें प्राप्त होने वाले पत्राचार की अधिक आपूर्ति को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करना। इसी तरह, उन्हें भेजे जाने वाले पत्राचार की प्रतियाँ भी रखनी होती हैं। इन पत्राचारों को उनके भौतिक रूप में छोड़ना असुरक्षित और कम अनुकूल हो सकता है। सबसे पहले, उनकी गुणवत्ता चाहे जो भी हो, सभी प्रकार के कागज़ समय के साथ खराब हो जाते हैं, जो दर्शाता है कि समय बीतने के साथ वे मूल्यवान व्यावसायिक डेटा खो देंगे। फिर, जैसे-जैसे व्यवसाय का विस्तार होता है, कंपनी के मेल को रखने के लिए अक्सर महंगी लेकिन सुरक्षित अचल संपत्ति की आवश्यकता होती है।

डिजिटल मेलरूम स्वचालन यह प्रणाली भौतिक डेटा को सुरक्षित और लगभग स्थायी भंडारण प्रदान करके इस समस्या का समाधान करती है, जिसे अब इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित कर दिया गया है।

यह स्टोरेज भौतिक डेटा में महत्वपूर्ण जानकारी का बैकअप भी प्रदान करता है। इसके साथ, मेल के खोने या क्षतिग्रस्त होने का लगभग कोई जोखिम नहीं है, जिसका अर्थ है कि कर्मचारियों को अब दस्तावेज़ खोज और पुनर्प्राप्ति के लिए लंबे समय तक काम नहीं करना पड़ता है। प्राप्त किए गए मानव-घंटों को अधिक संतुष्टिदायक कार्यों के लिए पुनः आवंटित किया जा सकता है, जिससे आउटपुट में वृद्धि होती है।

 

2. तत्काल पहुंच

अपना काम करते समय, कर्मचारियों को हमेशा पत्राचार तक पहुँचने की आवश्यकता होती है। भौतिक भंडारण प्रणाली में, व्यवसायों ने यह सुनिश्चित करने के लिए उन्नत प्रणालियाँ बनाई हैं कि कर्मचारी यथासंभव कम समय में इन दस्तावेज़ों तक पहुँच सकें। फिर भी, यह प्रक्रिया अभी भी अक्षमताओं से घिरी हुई है क्योंकि कर्मचारियों को अभी भी हर बार आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए ढेर सारे दस्तावेज़ों को छाँटना पड़ता है।

मेलरूम ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर कागज़ात के दस्तावेज़ों को स्कैन करके डिजिटल में बदल देता है, फिर उन्हें एक सुलभ डेटाबेस में संग्रहीत करता है। फिर, इन दस्तावेज़ों में निहित जानकारी को निकालने के लिए ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (OCR) और इंटेलिजेंट डॉक्यूमेंट कैप्चर (IDC) जैसे प्रोग्राम का उपयोग किया जाता है।

जब भी उन्हें किसी सूचना या पत्राचार की आवश्यकता होती है, तो कर्मचारी अपने डिवाइस पर सरल वेब इंटरफेस के माध्यम से डेटाबेस तक पहुंच सकते हैं और वास्तविक समय में विशिष्ट दस्तावेज़ का पता लगाने के लिए कीवर्ड का उपयोग कर सकते हैं।

 

3. त्वरित और निर्बाध कार्यप्रवाह

डिजिटल मेलरूम उन सभी मैनुअल कार्यों को संभालता है जो अन्यथा मेलरूम क्लर्क को करने पड़ते।

स्वचालित दस्तावेज़ वर्गीकरण का अर्थ है कि प्रत्येक भौतिक पत्राचार के माध्यम से कोई सॉर्ट नहीं है ताकि सॉर्टिंग के लिए इसकी सामग्री के बारे में पता चल सके। इसके अलावा, दस्तावेज़ों को बिना किसी भौतिक भागीदारी के व्यवसाय के उचित अनुभागों में तुरंत भेज दिया जाता है। कर्मचारी एक ही समय में अब डिजिटल किए गए दस्तावेज़ पर एक साथ मिलकर काम कर सकते हैं। यदि यह एक भौतिक दस्तावेज़ होता, तो उन्हें तब तक प्रतीक्षा करनी पड़ती जब तक कि एक व्यक्ति काम पूरा नहीं कर लेता, उसके बाद ही दूसरा व्यक्ति उस तक पहुँच पाता। फिर, भंडारण के बाद, कर्मचारियों को किसी भी दस्तावेज़ तक वास्तविक समय और तुरंत पहुँच मिल सकती है।

संक्षेप में, डिजिटल मेलरूम वर्कफ़्लो इससे वित्तीय और मानव संसाधनों की बचत होती है और मनुष्य को कठिन परिश्रम के बजाय सार्थक कार्य करने में सक्षम बनाया जाता है।

 

अंतिम विचार: डिजिटल मेलरूम स्थायी प्रभाव प्रदान करते हैं

स्थायी भंडारण, बाधा रहित पहुंच और त्वरित कार्यप्रवाह व्यवसायों को कम समय में काम पूरा करने में सक्षम बनाता है, जिससे उत्पादकता बढ़ती है। साथ ही, डिजिटल मेलरूम किसी कंपनी के डिजिटल परिवर्तन के लिए उत्प्रेरक के रूप में काम कर सकता है, एक ऐसा प्रयास जिसने कई कंपनियों के राजस्व को बढ़ाया है।